Personvernerklæring for Aviga AS

Denne erklæringen forklarer hvordan Aviga AS (org.nr. 929 520 181) samler inn og bruker personopplysninger. Den gjelder deg som er kunde eller kontaktperson hos en kunde, leverandør eller samarbeidspartner, deg som besøker aviga.ai, deg som kontakter oss på e-post, telefon eller WhatsApp, deg som booker møte med oss, og deg som søker jobb hos oss.

Behandlingen skjer i tråd med personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

Sist oppdatert: 1. september 2026

1. Sentrale begreper

Personopplysninger er opplysninger som alene eller sammen med andre opplysninger kan knyttes til en enkeltperson – for eksempel navn, e-postadresse, telefonnummer eller IP-adresse.

Behandling dekker alt vi gjør med opplysningene: innsamling, registrering, lagring, bruk, sammenstilling, utlevering og sletting.

Behandlingsansvarlig bestemmer hvorfor og hvordan opplysningene behandles. Databehandler behandler opplysninger på oppdrag fra og etter instruks fra en behandlingsansvarlig.

2. Behandlingsansvarlig og kontaktinformasjon

Aviga AS er behandlingsansvarlig for behandlingen som er beskrevet i denne erklæringen, med unntak av det som følger av punkt 3. Det daglige ansvaret ligger hos daglig leder.

Har du spørsmål om behandlingen, eller ønsker du å bruke rettighetene dine etter punkt 11, kan du kontakte oss på post@aviga.ai.

3. Når vi behandler opplysninger på vegne av kunden

Aviga bistår kunder med SkatteFUNN, nasjonale og europeiske støtteordninger og vekstkapital. I dette arbeidet får vi tilgang til opplysninger om kundens ansatte og prosjektdeltakere – typisk navn, stilling, utdanning og kompetanse, timeføring på FoU-prosjekter og tilknyttede lønnskostnader.

For disse opplysningene er kunden behandlingsansvarlig, og Aviga er databehandler. Vi behandler dem kun etter kundens instruks og innenfor rammene av databehandleravtalen vi inngår ved oppdragsstart. Er du ansatt hos en av kundene våre og har spørsmål om hvordan opplysninger om deg behandles i et FoU-prosjekt, skal du henvende deg til din arbeidsgiver. Vi videreformidler henvendelser vi mottar direkte.

Resten av denne erklæringen gjelder behandlingen der Aviga selv er behandlingsansvarlig.

4. Hvilke opplysninger vi behandler

Kunder, leverandører og samarbeidspartnere. Om kontaktpersoner registrerer vi navn, stilling, virksomhet, e-postadresse, telefonnummer, adresse og faktureringsopplysninger. I løpende oppdrag behandler vi også korrespondanse, møtenotater og dokumentasjon knyttet til prosjektet.

Henvendelser og innledende vurderinger. Kontakter du oss for en uforpliktende vurdering, lagrer vi det du oppgir – kontaktopplysninger, opplysninger om selskapet og prosjektet, og eventuelt avslagsbrev eller søknadsdokumentasjon du velger å dele.

Møtebooking. Booker du møte via bookingsiden vår, registreres navn, e-postadresse og tidspunkt, samt eventuelle opplysninger du selv legger inn i kommentarfeltet.

Jobbsøkere. Ved rekruttering behandler vi søknad, CV, vitnemål, attester, opplysninger fra referanser og notater fra samtaler.

Bruk av nettsiden. Når du besøker aviga.ai, registreres teknisk informasjon som IP-adresse, tidspunkt, hvilke sider som besøkes, nettlesertype og operativsystem. Se punkt 7.

Opplysninger fra andre kilder. Vi innhenter offentlig tilgjengelig informasjon om virksomheter og deres kontaktpersoner, for eksempel fra Brønnøysundregistrene, selskapets nettsider eller LinkedIn, når vi vurderer om vi kan bistå eller ønsker å ta kontakt.

Vi ber deg ikke om sensitive personopplysninger, og du bør ikke sende slike til oss i innledende dialog.

5. Formål og behandlingsgrunnlag

Der behandlingen bygger på berettiget interesse, har vi vurdert at behovet for å drive og utvikle virksomheten veier tyngre enn ulempen for den enkelte, blant annet fordi opplysningene er begrenset til yrkesmessig kontaktinformasjon. Du kan be om en nærmere redegjørelse for vurderingen, og du kan protestere mot behandlingen.

Det er frivillig å gi oss opplysninger. Enkelte opplysninger er likevel nødvendige for at vi skal kunne inngå avtale eller levere tjenesten.

6. Telefon, WhatsApp og møtebooking

På nettsiden tilbyr vi kontakt via telefon, WhatsApp og digital møtebooking.

WhatsApp leveres av WhatsApp Ireland Ltd. (Meta). Sender du melding til oss der, behandler Meta metadata om kommunikasjonen etter sine egne vilkår, og Aviga har ingen kontroll over dette. Selve meldingsinnholdet er ende-til-ende-kryptert. Ønsker du ikke at Meta skal behandle opplysninger om at du har kontaktet oss, bruk e-post eller telefon i stedet.

Møtebooking skjer gjennom Microsofts bookingtjeneste. Microsoft er vår databehandler for denne tjenesten.

7. Informasjonskapsler (cookies)

Nettsiden vår bruker i dag kun informasjonskapsler som er nødvendige for at siden skal fungere teknisk. Vi bruker ikke informasjonskapsler til statistikk, analyse eller markedsføring, og vi sporer deg ikke på tvers av nettsteder.

8. Hvem vi deler opplysninger med

Vi selger ikke personopplysninger. Deling skjer bare der det er nødvendig for å levere tjenesten, eller der vi er pålagt det etter lov.

Offentlige myndigheter og virkemiddelapparatet. Som del av oppdraget sender vi søknader, klager og dokumentasjon til blant andre Forskningsrådet, Skatteetaten, Innovasjon Norge, Enova og EU-programmer. Innsendingen skjer på vegne av og etter avtale med kunden. Disse mottakerne er selvstendig behandlingsansvarlige for opplysningene de mottar.

Leverandører (databehandlere). Vi bruker leverandører til e-post og samhandling, fillagring, møtebooking, regnskap og fakturering, og drift av nettsiden. Med alle disse har vi databehandleravtale etter GDPR artikkel 28. Avtalene fastsetter at leverandøren bare kan behandle opplysningene etter våre instrukser, at opplysningene sikres forsvarlig, og at eventuelle underleverandører er bundet av tilsvarende plikter. Vi opplyser gjerne hvilke leverandører vi bruker ved direkte henvendelse.

Overføring utenfor EØS. Enkelte leverandører behandler opplysninger utenfor EØS. Slike overføringer sikres gjennom EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser (SCC) eller annet gyldig overføringsgrunnlag, med supplerende tiltak der det er nødvendig.

9. Hvor lenge vi lagrer opplysningene

Vi beholder personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for.

• Kundeforhold: gjennom avtaleperioden, og deretter så lenge det er saklig behov, for eksempel ved etterkontroll, klagesak eller tvist. Dokumentasjon knyttet til SkatteFUNN-prosjekter oppbevares så lenge kunden har oppbevaringsplikt overfor Skatteetaten.
• Regnskapsmateriale: fem år etter regnskapsårets slutt, i tråd med bokføringsloven.
• Henvendelser som ikke fører til oppdrag: slettes normalt innen 12 måneder.
• Rekruttering: søknader slettes normalt etter at stillingen er besatt. Ønsker vi å beholde en søknad til senere prosesser, ber vi om samtykke. Åpne søknader oppbevares inntil ett år.

Når grunnlaget for lagring faller bort, slettes eller anonymiseres opplysningene på en sikker måte.

10. Informasjonssikkerhet og konfidensialitet

Vi behandler all informasjon om kundeprosjekter konfidensielt. Teknisk og organisatorisk har vi tiltak for å beskytte opplysningene mot uautorisert tilgang, endring, tap og sletting – blant annet tilgangsstyring etter behov, kryptering av data under overføring, sikkerhetskopiering og rutiner for håndtering av avvik. Ved brudd på personopplysningssikkerheten varsler vi Datatilsynet, og de berørte der regelverket krever det.

11. Rettighetene dine

Med de begrensningene som følger av regelverket, har du rett til å:

• få innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg, og få kopi av dem
• få rettet opplysninger som er feil eller ufullstendige
• få slettet opplysninger vi ikke lenger har grunnlag for å oppbevare
• kreve begrensning av behandlingen
• protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
• få utlevert opplysninger du har gitt oss i et maskinlesbart format, og få dem overført til en annen virksomhet (dataportabilitet)
• trekke tilbake samtykke når som helst der behandlingen bygger på samtykke. Dette påvirker ikke lovligheten av behandlingen som er gjort før samtykket ble trukket

Send henvendelsen til post@aviga.ai. Vi svarer så raskt vi kan, og senest innen 30 dager. Vi kan be deg bekrefte identiteten din før vi gir tilgang, slik at vi ikke utleverer opplysninger til feil person.

Gjelder henvendelsen opplysninger vi behandler på vegne av en kunde, jf. punkt 3, videreformidler vi den til kunden, som er behandlingsansvarlig.

Datatilsynet har mer informasjon om rettighetene dine: datatilsynet.no

12. Klage

Mener du at vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, setter vi pris på at du tar det opp med oss først. Du har også rett til å klage til Datatilsynet – se datatilsynet.no.

13. Endringer

Vi kan oppdatere denne erklæringen ved endringer i tjenestene våre eller i regelverket. Den til enhver tid gjeldende versjonen ligger på aviga.ai. Ved vesentlige endringer informerer vi særskilt.

Vi vil ikke bruke personopplysningene til nye formål som er uforenlige med formålene de opprinnelig ble samlet inn for.